Sinds 1 januari 2026 geldt in Nederland 21% btw op hotelovernachtingen. Daarmee is er een nieuwe aanleiding om de begroting van een meerdaags event eens goed tegen het licht te houden. Betekent dit dat je met je evenement beter naar het buitenland kunt gaan? Niet automatisch. Een lagere hotelrekening is namelijk nog geen goedkoper evenement.
De interessante vraag is niet waar je de goedkoopste kamer vindt, maar waar je het beste event organiseert binnen jouw totale budget.
Wat betekent de hogere hotel-btw voor je eventbudget?
Bij een meerdaags evenement kan het aantal overnachtingen flink oplopen. Neem een leadership meeting met 150 deelnemers die ieder twee nachten in een eigen kamer verblijven. Dan boek je samen 300 kamernachten. Wat doet de btw-verhoging met zo’n reservering?
We nemen een fictieve kamerprijs van €150 per nacht exclusief btw, zonder ontbijt, toeristenbelasting of andere kosten. De kamerprijs exclusief btw houden we gelijk, zodat alleen het effect van de tariefwijziging zichtbaar wordt.
| Kosten voor 300 kamernachten | Met 9% btw | Met 21% btw |
|---|---|---|
| Hotelkosten exclusief btw | €45.000 | €45.000 |
| Btw | €4.050 | €9.450 |
| Totaal inclusief btw | €49.050 | €54.450 |
Het verschil: €5.400 op de hotelrekening.
Bij deze gelijkblijvende kamerprijs exclusief btw stijgt het bedrag inclusief btw met ongeveer 11%. Niet het hele eventbudget, maar uitsluitend dit onderdeel. Toch is er een belangrijke vervolgvraag: is die extra btw voor jouw organisatie ook echt een extra kostenpost?
Meer btw betekent niet altijd hogere nettokosten
Btw op zakelijke uitgaven kan onder voorwaarden aftrekbaar zijn. Daarbij zijn onder meer het gebruik voor btw-belaste activiteiten en een correcte factuur van belang. Dat geldt dus niet automatisch voor iedere organisatie of ieder evenement. Kun je in het rekenvoorbeeld de btw op de overnachtingen volledig aftrekken? Dan blijven de nettokosten voor die kamers €45.000. Kun je niets aftrekken? Dan is de volledige €5.400 extra btw ook een extra kostenpost. Bij gedeeltelijke aftrek ligt het effect daartussen. Bovendien kun je niet alle onderdelen van een evenement fiscaal hetzelfde behandelen. Voor bepaalde personeelsvoorzieningen gelden aftrekbeperkingen. Ook btw op eten en drinken dat je als eindgebruiker in de horeca afneemt, is niet aftrekbaar.
Bespreek daarom vóór het vergelijken van bestemmingen met finance of je accountant welke btw daadwerkelijk als kostenpost in de begroting hoort. Anders vergelijk je straks bedragen die er hetzelfde uitzien, maar financieel iets anders betekenen.
Is een event in het buitenland dan voordeliger?
Dat kan. Maar het antwoord volgt uit de complete begroting, niet uit één belastingpercentage. Stel dat je voor dezelfde periode een passende buitenlandse locatie vindt met lagere verblijfskosten. Dat is interessant. Maar hoeveel kost het om iedereen daar te krijgen? Zijn transfers nodig? Moet de crew langer op locatie zijn? En zijn dezelfde technische voorzieningen inbegrepen? Andersom kan een buitenlandse optie juist aantrekkelijk uitpakken wanneer je veel onderdelen op één locatie kunt organiseren of wanneer die bestemming goed aansluit op de vertrekplaatsen van je deelnemers.
Ons uitgangspunt is daarom eenvoudig: Schrijf het buitenland niet af als duur. Maar presenteer het ook niet als een automatische besparing. Leg de mogelijkheden naast elkaar en reken met dezelfde uitgangspunten.
Vergelijk het hele evenement, niet alleen het hotel
Voor een eerlijke vergelijking beginnen we bij één duidelijke briefing. Hetzelfde aantal deelnemers, hetzelfde aantal overnachtingen, een vergelijkbaar kwaliteitsniveau en een programma dat hetzelfde doel dient.
| Verblijf en programma. Vergelijk kamers, ontbijt, vergaderzalen, break-outruimtes, catering en activiteiten. Controleer wat inbegrepen is en wat apart wordt berekend. | Reizen en transfers. Neem het vervoer van deelnemers én crew mee, inclusief eventuele bagage, lokale transfers en extra overnachtingen door aankomst- of vertrektijden. |
| Productie en organisatie. Denk aan techniek, decor, lokale leveranciers, begeleiding, transport en op- en afbouw. | Belastingen en voorwaarden. Controleer niet-aftrekbare btw, lokale heffingen, betaalafspraken, annuleringsvoorwaarden en een reserve voor onvoorziene kosten. |
Vergelijk vervolgens zowel het totale factuurbedrag als de kosten na eventuele btw-aftrek. Zo zie je niet alleen wat je moet betalen, maar ook welk bedrag uiteindelijk op je budget drukt.
Een goedkoper hotel kan alsnog een duurder event opleveren
Een tweede fictief voorbeeld maakt dat verschil duidelijk. Stel dat een buitenlandse optie, na verwerking van eventuele btw-aftrek, €40 per kamernacht voordeliger is. Bij 300 kamernachten levert dat een besparing op van €12.000.
Maar stel vervolgens dat het vervoer naar die bestemming €100 per deelnemer méér kost dan bij de Nederlandse optie. Voor 150 deelnemers is dat €15.000 extra. Bij verder gelijke kosten is het buitenlandse evenement dan per saldo €3.000 duurder.
Dat maakt die bestemming niet automatisch een slechte keuze. Misschien biedt het programma daar meer mogelijkheden of past de locatie beter bij de bijeenkomst. Maar je kiest dan bewust voor die meerwaarde, niet voor een besparing die onderaan de streep niet bestaat.
Een goede vergelijking maakt keuzes duidelijk. Ook wanneer de uitkomst anders is dan je vooraf dacht.
Kijk waar je gasten vandaan komen
Bij een internationaal evenement is het hoofdkantoor niet vanzelfsprekend het beste vertrekpunt voor je locatiekeuze. Komen deelnemers vanuit verschillende landen? Breng dan eerst hun vertrekplaatsen in kaart. Vergelijk vervolgens bereikbaarheid, totale reistijd, overstappen en de aansluiting op je programma. Een hotel kan op papier aantrekkelijk zijn, maar een minder handige keuze blijken wanneer een groot deel van de groep een extra reisdag nodig heeft.
Neem ook toegankelijkheid, de belasting voor deelnemers en de duurzaamheidsdoelen van je organisatie mee. De vraag wordt dan niet alleen: waar kunnen we voordelig samenkomen? Maar ook: waar kunnen we als hele groep praktisch en prettig samenkomen?
Laat de bestemming het programma versterken
Natuurlijk draait een evenement niet alleen om een begroting. Wil je een internationaal team verbinden? Een strategie bespreken? Medewerkers bedanken? Of klanten meenemen in een nieuwe ontwikkeling? Begin daar.
Misschien past een Nederlandse locatie perfect omdat je zo veel mogelijk tijd voor het inhoudelijke programma wilt behouden. Misschien biedt een bestemming over de grens juist mogelijkheden voor een relevant bedrijfsbezoek, een bijzondere gezamenlijke activiteit of een ontmoeting met lokale collega’s. Een andere omgeving kan een bewuste keuze zijn. Maar een vliegticket is geen concept en een laag btw-tarief is geen doelstelling.
De bestemming moet iets toevoegen aan het evenement. Niet andersom.
Internationale events: dichtbij geregeld, wereldwijd uitgevoerd
Bij The Locals organiseren we zakelijke evenementen in Nederland én daarbuiten. Van internationale meetings en congressen tot incentives en meerdaagse bedrijfsbijeenkomsten. Daarbij combineren we centrale organisatie met lokale partners voor onder meer locaties, hotels, transfers, techniek en productie.
Zo organiseerden we voor Ahold Delhaize de Leadership Meeting 2026 in Washington DC: een vijfdaags evenement voor circa 350 internationale leiders. We verzorgden onder andere de eventorganisatie, productie, logistiek, hospitality en afstemming met lokale en internationale leveranciers. Die ervaring nemen we mee wanneer we met een opdrachtgever verschillende bestemmingen onderzoeken. Niet alleen kijken naar een mooie locatie, maar ook naar alles wat nodig is om het programma daar goed uit te voeren. Van aankomst tot laatste transfer. En van eerste begroting tot begeleiding op locatie.
Nederland of buitenland?
Begin met een goede vergelijking
De hogere Nederlandse hotel-btw is een goede aanleiding om opnieuw te rekenen. Maar niet om bij voorbaat een bestemming te kiezen of af te schrijven.
Ons advies: vergelijk een passend Nederlands scenario met één of twee buitenlandse alternatieven. Gebruik dezelfde briefing en laat de fiscale uitgangspunten vooraf controleren. Dan ontstaat een keuze die past bij je doel, je gasten én je budget.
Heb je plannen voor een businessevent, meerdaags congres, leadership meeting of incentive?
Vertel ons wat je wilt bereiken, met hoeveel mensen en in welke periode. We denken graag mee over de mogelijkheden in Nederland en over de grens.
Plan een kennismaking met The Locals. Van het eerste idee tot de laatste transfer: wij regelen het.
Bronnen gecontroleerd op 11 september 2026. De rekenvoorbeelden in dit artikel zijn fictief en bedoeld ter illustratie; het zijn geen offertes of marktprijsvergelijkingen. Dit artikel bevat algemene informatie en is geen fiscaal advies. Laat de fiscale behandeling van jouw evenement beoordelen door je accountant of fiscalist.