Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan medewerkers geven zonder dat deze individueel bij de werknemer worden belast.
Een gedeelte hiervan kan worden ondergebracht in de zogenaamde vrije ruimte.
In 2026 bedraagt de vrije ruimte:
2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
1,18% over het gedeelte van de fiscale loonsom boven €400.000
Wordt de beschikbare vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%. En precies daarom is de WKR interessant wanneer je een personeelsevent organiseert.
Valt een personeelsfeest onder de WKR?
In veel gevallen wel. Een personeelsfeest met voornamelijk een feestelijk karakter kan voor werknemers als loon worden gezien. De werkgever kan dit onder voorwaarden aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.
Maar er zijn uitzonderingen en aandachtspunten. Vooral de locatie en het karakter van het evenement kunnen verschil maken.
Personeelsfeest op de eigen bedrijfslocatie
Hier wordt het interessant. Voor bepaalde voorzieningen tijdens een personeelsfeest op een werkplek kunnen binnen de WKR nihilwaarderingen gelden.
Dat betekent dat het fiscaal aantrekkelijk kan zijn om een personeelsfeest op de eigen bedrijfslocatie te organiseren, mits de locatie en het evenement aan de betreffende voorwaarden voldoen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- het eigen kantoor;
- een bedrijfshal;
- de kantine;
- een loods;
- of een ander deel van de eigen bedrijfslocatie dat als werkplek kwalificeert.
Consumpties die tijdens een personeelsfeest op zo'n werkplek worden verstrekt, kunnen onder voorwaarden op nihil worden gewaardeerd. Voor maaltijden gelden aparte regels en normbedragen. En los van de fiscale kant vinden wij een eigen locatie ook vanuit creatief oogpunt interessant. Want dat parkeerterrein waar normaal iedere ochtend de auto's van medewerkers staan? Met tenten, foodtrucks, terrassen, licht, entertainment en een goed concept kan daar ineens een compleet bedrijfsfestival staan.
Daar worden wij dan weer enthousiast van.
En een personeelsfeest op een externe locatie?
Een strandtent, evenementenlocatie, festivalterrein, theater of bijzondere industriële locatie kan natuurlijk precies de uitstraling hebben die bij je evenement past.
Fiscaal kan een personeelsfeest op een externe locatie anders worden behandeld dan een evenement op de eigen werkplek. Bij een extern personeelsfeest met voornamelijk een feestelijk karakter kunnen de relevante kosten ten laste komen van de vrije ruimte.
Dat betekent wat ons betreft overigens absoluut niet dat je daarom altijd voor de eigen locatie moet kiezen.
De locatie moet in de eerste plaats passen bij het doel van het evenement.
Het is alleen slim om de WKR al tijdens de begrotings- en conceptfase mee te nemen. Niet pas wanneer alle contracten getekend zijn.
Wat als je evenement vooral zakelijk is?
Niet iedere bijeenkomst met collega's is automatisch een personeelsfeest. Denk aan een:
|
|
Voor bepaalde zakelijke activiteiten, zoals cursussen en congressen die gericht zijn op het onderhouden of verbeteren van kennis en vaardigheden voor het werk, bestaan binnen de WKR gerichte vrijstellingen.
Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Het karakter en doel van de bijeenkomst zijn daarbij belangrijk. Een inhoudelijke leadership meeting met aansluitend een diner of borrel is iets anders dan een personeelsfestival waaraan 's middags nog even een presentatie wordt toegevoegd.
Een PowerPoint van twintig minuten maakt van een personeelsfeest dus niet ineens een zakelijk congres.
Zakelijk én feestelijk combineren
Dat kan natuurlijk prima. Sterker nog: veel bedrijfsevenementen bestaan uit verschillende onderdelen. Bijvoorbeeld:
Ochtend: plenair programma en strategie
Middag: workshops en break-outs
Einde middag: gezamenlijke afsluiting
Avond: diner, borrel en feest
Het kan fiscaal relevant zijn om naar de verschillende onderdelen van zo'n programma te kijken. Ons advies is alleen: begin niet bij de belastingregels, maar bij het doel van het evenement. Wat wil je bereiken? Wie zijn je gasten? Wat wil je dat mensen na afloop meenemen?
Ontwikkel vanuit daar het juiste programma en laat vervolgens door je accountant, fiscalist of salarisadministrateur beoordelen hoe de verschillende onderdelen fiscaal behandeld moeten worden.
Een simpel WKR-rekenvoorbeeld
Stel dat een organisatie in 2026 een fiscale loonsom heeft van €500.000.
Dan bedraagt de vrije ruimte:
2,00% over €400.000 = €8.000
1,18% over €100.000 = €1.180
Totale vrije ruimte: €9.180
Maar let op: die €9.180 is niet automatisch volledig beschikbaar voor het personeelsfeest.
Uit dezelfde vrije ruimte kunnen gedurende het jaar ook andere vergoedingen en verstrekkingen worden betaald.
Daarom is het verstandig om al bij het bepalen van het eventbudget met HR, finance of de salarisadministratie te bespreken hoeveel vrije ruimte er daadwerkelijk beschikbaar is.
De WKR meenemen bij je eventplannen
En dat is eigenlijk de belangrijkste tip uit dit hele verhaal.
Denk vroeg na over de WKR.
Niet wanneer de locatie, catering en artiesten al geboekt zijn, maar tijdens het ontwikkelen van het evenement.
Stel dat er een mooi budget beschikbaar is voor een personeelsevent. Dan kijken wij niet alleen naar de vraag:
Wat kunnen we hiervoor organiseren?
Maar vooral naar:
Wat willen we bereiken?
Wie komen er?
Welk programma past daarbij?
Organiseren we het op de eigen locatie of extern?
En welke praktische én financiële consequenties hebben die keuzes?
Misschien blijkt die eigen bedrijfshal ineens een geweldige eventlocatie.
Of kan het parkeerterrein worden omgebouwd tot festivalterrein.
Maar misschien is juist even helemaal weg uit de dagelijkse werkomgeving essentieel voor wat je wilt bereiken.
Dan kan een externe locatie absoluut de betere keuze zijn.
Laat de WKR niet bepalen of je event leuk wordt
Een personeelsevent organiseer je uiteindelijk niet vanwege de WKR. Je organiseert het om medewerkers te bedanken.
Om successen te vieren. Om collega's met elkaar te verbinden. Om een nieuwe koers te presenteren. | Of gewoon omdat het na een jaar hard werken tijd is om samen iets geweldigs te beleven. Dat doel staat altijd voorop. |
De WKR is vervolgens één van de onderdelen waarmee je rekening houdt. Net als budget, locatie, bereikbaarheid, techniek, veiligheid, logistiek en vergunningen. Als je al die puzzelstukjes goed bij elkaar brengt, ontstaat er ruimte voor waar het uiteindelijk allemaal om draait:
een evenement dat mensen bijblijft.
Personeelsevent op de planning?
Bij The Locals organiseren en produceren we personeelsevents van het eerste idee tot de laatste afbouw. Van een personeelsfeest of jubileum tot een compleet bedrijfsfestival. Op een externe locatie óf gewoon bij jullie voor de deur.
We denken mee over concept, locatie, budget, programma, productie, techniek, logistiek en uitvoering. En speelt de WKR een rol? Dan nemen we dat vanaf het begin mee in de keuzes die we samen maken.
Organisatie en events. The Locals regelt het.
Heb je plannen voor een personeelsevent?
Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie over de WKR en is geen fiscaal advies. Fiscale regels en de toepassing daarvan kunnen per situatie verschillen. Laat de fiscale behandeling van jouw evenement daarom altijd controleren door een accountant, fiscalist, salarisadministrateur of de Belastingdienst. Of neem contact op met onze Local Avi!