Een evenementenverzekering is een verzekering waarmee je bepaalde financiële risico's rondom een evenement kunt afdekken.
Welke risico's precies verzekerd zijn, hangt af van de verzekeraar, het type evenement en de gekozen dekking. Een klein bedrijfsevent met 50 gasten brengt nu eenmaal andere risico's met zich mee dan een groot personeelsfestival, congres of buitenevenement voor duizenden bezoekers.
Daarom bestaat er ook niet zoiets als één standaard evenementenverzekering die voor ieder event geschikt is.
Goed kijken naar je evenement en de mogelijke risico's is dus stap één.
Wat kun je verzekeren bij een evenement?
Afhankelijk van de polis kun je verschillende risico's verzekeren.
Annulering of afgelastingEen evenement kost vaak al veel geld voordat de eerste gast binnenkomt. Locatie, techniek, catering, artiesten en andere leveranciers zijn soms maanden van tevoren geboekt. Kan het evenement door een verzekerde omstandigheid onverwacht niet doorgaan? Dan kunnen bepaalde gemaakte kosten onder een annuleringsdekking vallen. Let hierbij goed op de voorwaarden. Niet iedere reden voor annulering of afgelasting is automatisch verzekerd. | AansprakelijkheidTijdens een evenement komen veel mensen, materialen en leveranciers samen. Er kan schade ontstaan aan eigendommen of iemand kan letsel oplopen. Een aansprakelijkheidsdekking kan bepaalde risico's hiervan afdekken. Controleer ook welke aansprakelijkheidsverzekering je organisatie al heeft en of evenementen daar wel of niet onder vallen. |
Materialen en apparatuurLicht, geluid, audiovisuele techniek, meubilair, decor, tenten: bij een event kan voor flinke bedragen aan materiaal aanwezig zijn. Afhankelijk van de verzekering kan schade aan of verlies van gehuurde of geleende materialen worden meeverzekerd. | OngevallenBij sommige evenementenverzekeringen kan ook een aanvullende ongevallendekking worden afgesloten. Welke personen hieronder vallen en onder welke omstandigheden er dekking is, verschilt per polis. Kortom: kijk niet alleen óf je verzekerd bent, maar vooral wát er precies verzekerd is. |
Wanneer is een evenementenverzekering verstandig?
Niet ieder evenement heeft dezelfde risico's. Toch zijn er een aantal situaties waarin wij adviseren om in ieder geval serieus naar de verzekeringsmogelijkheden te kijken.
Je evenement heeft een groot budgetHoe meer financiële verplichtingen je vooraf aangaat, hoe groter de mogelijke impact als het evenement onverwacht niet door kan gaan. Denk aan vooruitbetalingen voor een locatie, techniek, catering, entertainment en productie. | Je organiseert een buitenevenementEen festival, open dag of ander evenement in de buitenlucht brengt extra factoren met zich mee. Denk aan wind, regen, hitte of andere weersomstandigheden. Maar let op: slecht weer is niet automatisch verzekerd. Controleer daarom altijd welke weersomstandigheden onder de gekozen dekking vallen. |
Je werkt met veel externe leveranciersBij een grote productie werken soms tientallen partijen samen. Iedere leverancier heeft eigen afspraken, voorwaarden, verantwoordelijkheden en verzekeringen. Hoe complexer de productie, hoe belangrijker het wordt om vooraf duidelijk te hebben wie waarvoor verantwoordelijk is. | Er wordt kostbare techniek of materiaal gebruiktEen groot LED-scherm, professionele licht- en geluidsinstallatie, decorstukken of speciaal meubilair kunnen kostbaar zijn. Controleer daarom niet alleen de verzekering, maar ook de afspraken en voorwaarden van de leverancier. |
Je evenement is afhankelijk van een belangrijk persoonWat gebeurt er als dé keynote speaker of artiest onverwacht uitvalt? Sommige verzekeringen bieden mogelijkheden om bepaalde risico's rond het uitvallen van essentiële personen te verzekeren. Dit is echter niet vanzelfsprekend en moet specifiek worden gecontroleerd. | De locatie of vergunning stelt verzekeringseisenEen locatie, gemeente of vergunningverlener kan eisen stellen aan verzekeringen of aansprakelijkheidsdekking. Controleer dit op tijd, het liefst voordat contracten definitief worden gemaakt. |
Wie sluit de evenementenverzekering af?
Dat is een belangrijke vraag. De opdrachtgever, organisator, locatie en het evenementenbureau kunnen ieder verschillende verantwoordelijkheden hebben. Huur je een eventpartner in voor de organisatie van je evenement? Ga er dan niet automatisch vanuit dat daarmee ook alle risico's rondom het evenement via die partij verzekerd zijn. Maak vooraf duidelijke afspraken over wie welke risico's draagt en verzekert.
Controleer daarnaast welke verzekeringen alle betrokken partijen zelf hebben. Zo voorkom je niet alleen dubbel verzekeren, maar vooral vervelende verrassingen als er daadwerkelijk iets gebeurt.
Wanneer moet je een evenementenverzekering afsluiten?
Ons advies: denk er vroeg over na. Niet een week voor het evenement, maar op het moment dat je de eerste serieuze financiële verplichtingen aangaat. Bijvoorbeeld wanneer je:
- een locatie vastlegt;
- leveranciers contracteert;
- catering bestelt;
- artiesten of sprekers boekt;
- kostbare techniek huurt;
- of andere niet of beperkt annuleerbare kosten maakt.
Juist vanaf dat moment begint je financiële risico op te lopen. Controleer tegelijkertijd wat al onder bestaande bedrijfsverzekeringen valt. Misschien zijn bepaalde risico's al verzekerd. Maar ga daar nooit automatisch vanuit.
Een verzekering is onderdeel van je risicoplan
Bij The Locals kijken we bij de organisatie van een evenement altijd naar het complete plaatje. Niet alleen naar wat er moet gebeuren, maar ook naar wat er kan gebeuren.
Wat doen we als het regent? Wat als een leverancier uitvalt? Wat als een belangrijk programmaonderdeel niet door kan gaan? Wat als er een technisch probleem ontstaat? | Zijn vergunningen en veiligheidsmaatregelen geregeld? En welke risico's moeten eventueel verzekerd worden? Is er een calamiteitenplan? |
Dat klinkt misschien minder spannend dan het bedenken van het concept of entertainment, maar juist deze voorbereiding zorgt ervoor dat je tijdens het evenement kunt doen wat je eigenlijk wilt: genieten van een event dat staat als een huis.
Geen gedoe. Wel goed geregeld.
Een goed evenement lijkt voor een gast vaak bijna vanzelf te gaan. En dat is precies de bedoeling. Achter de schermen zijn ondertussen honderden keuzes gemaakt, risico's afgewogen, leveranciers aangestuurd en scenario's voorbereid. Dat is ons vak.
The Locals helpt organisaties met het ontwikkelen, organiseren en produceren van zakelijke evenementen in binnen- en buitenland. Van personeelsevent en open dag tot internationaal congres, leadership meeting of merkactivatie. Van het eerste idee tot de laatste afbouw. Organisatie, productie en uitvoering. Geen gedoe. Gewoon goed geregeld.
Een evenement op de planning?
Wil je weten wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van jouw evenement?
Neem contact op met The Locals. We denken graag met je mee.