Evenementenvergunning aanvragen: wanneer heb je die nodig?

En zo ja: wanneer moet je die aanvragen, wat moet je aanleveren en wie regelt dat eigenlijk (uiteraard The Locals)? We zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij. 

Wanneer heb je een evenementenvergunning nodig?

Daar is helaas geen simpel ja of nee op te geven. Of je een evenementenvergunning nodig hebt, hangt onder andere af van:

• het soort evenement;
• het aantal bezoekers;
• de locatie;
• de duur en tijden;
• eventuele verkeersmaatregelen;
• geluid en entertainment;
• de impact op de omgeving;
• en de regels van de betreffende gemeente.

Voor een klein evenement kan soms een melding voldoende zijn. Voor grotere evenementen, evenementen in de openbare ruimte of evenementen met meer risico's is vaak wel een vergunning nodig.

Denk bijvoorbeeld aan een festival, concert, open dag, groot bedrijfsevenement of ander evenement waarbij veel mensen samenkomen. Belangrijk: de regels verschillen per gemeente. Controleer daarom altijd de lokale regels voordat je het programma, de locatie en de productie definitief maakt.

Vergunning of melding?

Niet ieder evenement heeft een uitgebreide evenementenvergunning nodig. Voor kleinere evenementen kan een melding voldoende zijn. Maar ook aan zo'n melding kunnen voorwaarden verbonden zijn.

De gemeente Haarlem maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen kleine evenementen die gemeld kunnen worden en evenementen waarvoor een vergunning nodig is. Een klein evenement moet daar minimaal drie weken van tevoren worden gemeld. Bij onder andere meer dan 200 bezoekers, bepaalde grotere objecten, verkeershinder of commerciële activiteiten kan alsnog een evenementenvergunning nodig zijn.

En dat is meteen een goed voorbeeld van waarom je dit altijd lokaal moet controleren. Een melding betekent dus niet: "Mooi, we kunnen doen wat we willen." Er blijven regels gelden.

Wat heb je nodig voor een evenementenvergunning?

Een vergunningaanvraag is veel meer dan een formulier invullen. De gemeente wil begrijpen wat je gaat organiseren, waar het plaatsvindt en hoe je ervoor zorgt dat het veilig en verantwoord gebeurt. Afhankelijk van het type evenement en de gemeente kunnen verschillende documenten nodig zijn.

Is alleen een evenementenvergunning voldoende?

Niet altijd. Dit wordt nog weleens vergeten. Afhankelijk van wat je organiseert, kunnen aanvullende meldingen, vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• het schenken van alcohol;
• brandveilig gebruik van een tent of andere tijdelijke ruimte;
• wegafsluitingen of verkeersmaatregelen;
• afwijkende geluidsnormen;
• vuurwerk;
• tijdelijke bouwwerken;
• parkeren tijdens op- en afbouw.

In Haarlem is bijvoorbeeld voor het schenken van alcohol tijdens een evenement een aparte tijdelijke ontheffing nodig. Voor bepaalde tijdelijke ruimten met meer dan 150 personen kan daarnaast een gebruiksmelding voor brandveiligheid nodig zijn.

Daarom kijken we liever niet alleen naar: "Hebben we de evenementenvergunning?"

Maar naar: "Wat hebben we voor dit complete evenement nodig?"

Dat is een belangrijk verschil.

Wanneer moet je een evenementenvergunning aanvragen?

Ons advies is simpel: Begin vroeg.

Niet wanneer de uitnodigingen al verstuurd zijn en het podium besteld is. De benodigde termijn verschilt per gemeente en per soort evenement. Bovendien kan een gemeente aanvullende informatie opvragen of aanpassingen verlangen.

Om een concreet voorbeeld te geven: in Haarlem moet een evenementenvergunning momenteel uiterlijk drie maanden voor het evenement worden aangevraagd. Voor nieuwe of grote evenementen moet zelfs al vóór 17 september van het voorafgaande jaar contact worden opgenomen met de evenementencoördinator voor plaatsing op de evenementenkalender.

Dat laat wel zien waarom je hier bij grotere evenementen niet een paar weken van tevoren mee wilt beginnen.

Een vergunning kan je evenement beïnvloeden

Een vergunning is ook niet iets wat losstaat van het creatieve concept. De voorwaarden kunnen namelijk invloed hebben op bijvoorbeeld:

• het maximale aantal bezoekers;
• de terreinindeling;
• openingstijden;
• eindtijden;
• geluidsniveaus;
• plaatsing van podia;
• vluchtwegen;
• verkeersmaatregelen;
• beveiliging;
• EHBO;
• en de inzet van andere veiligheidsvoorzieningen.

Stel dat je een geweldig idee hebt voor een podium op een bepaalde plek, maar daardoor een belangrijke route voor hulpdiensten blokkeert. Dan gaat dat podium dus ergens anders staan. Daarom nemen we vergunningen en veiligheid het liefst vanaf het begin mee in het ontwerp van een evenement. Dat voorkomt dat we later een geweldig plan weer uit elkaar moeten halen.

Wie vraagt de evenementenvergunning aan?

Dat spreken opdrachtgever en eventpartner samen af. De formele aanvrager is verantwoordelijk voor de aanvraag en voor het naleven van de voorschriften die uiteindelijk aan de vergunning worden verbonden.

Wanneer The Locals betrokken is bij de productie kunnen we natuurlijk helpen bij het verzamelen en uitwerken van de benodigde informatie en plannen en bij de afstemming rondom de aanvraag. Belangrijk is vooral dat vooraf duidelijk is:

Wie vraagt aan?
Wie levert welke informatie?
Wie onderhoudt contact met de gemeente?
Wie zorgt dat de vergunningsvoorwaarden in het draaiboek en de productie terechtkomen?

Want een prachtige vergunning in een map op kantoor heb je niet zoveel aan. De afspraken moeten uiteindelijk buiten op het terrein werken.

Van vergunning naar productie

En daar zit wat ons betreft een belangrijk onderdeel van goede eventorganisatie. Stel dat in de vergunning staat dat er een vrije calamiteitenroute moet blijven. Dan moet de decorbouwer dat weten.

De cateraar.

De techniek.

De beveiliging.

De producent.

En degene die tijdens de opbouw besluit dat het toch wel handig is om daar even twintig flightcases neer te zetten. Een vergunningsvoorwaarde moet dus worden vertaald naar de praktijk. Dat doen we door de relevante voorwaarden mee te nemen in onder andere het draaiboek, de briefing van leveranciers, terreintekeningen en productieplanning. Zo wordt een vergunning geen administratief document, maar onderdeel van de organisatie.

Geen gedoe. Wel goed geregeld.

Voor een gast moet een goed evenement bijna vanzelf lijken te gaan.

Binnenkomen.

Jas ophangen.

Drankje pakken.

Programma beleven.

Genieten.

En weer naar huis.

Maar achter die ogenschijnlijke eenvoud zit vaak een behoorlijke organisatie. Vergunningen, veiligheid, leveranciers, logistiek, techniek, catering, routing, opbouw, afbouw en honderden kleine beslissingen die samen bepalen of een evenement klopt. Dat is ons vak.

The Locals helpt organisaties bij het ontwikkelen, organiseren en produceren van zakelijke evenementen in binnen- en buitenland. Van personeelsevent en open dag tot congres, leadership meeting en merkactivatie. Van het eerste idee tot de laatste afbouw. Organisatie en events. The Locals regelt het.

Een evenement op de planning?

Heb je plannen voor een evenement en wil je weten wat er allemaal geregeld moet worden?

Neem contact op met The Locals. We denken graag vanaf het eerste idee met je mee.